Việc triển khai 5S đơn giản là các hoạt động thông qua việc làm giảm các sự lãng phí và các hoạt động không cần thiết, các hoạt động không mang lại lợi ích. Nó cũng giúp ích trong việc cải thiện chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc và mức độ an toàn. Vì vậy, 5S là hoạt động chính trong Kaizen ( nghĩa tiếng Nhật là cải tiến) và hướng tới Quản lý chất lượng toàn diện - TQM (Total Quality Management).

            5S bao gồm một chuỗi các hoạt động cần được thực hiện một cách hệ thống với sự tham gia của toàn thể nhân viên trong cơ sở y tế. Các hoạt động 5S nên được thực hiện theo hình thức tham gia thực sự để cải tiến chất lượng của cả môi trường làm việc và các dịch vụ được cung cấp cho người bệnh.

            Công cụ 5S, nếu được thực hiện đúng sẽ giúp các nhân viên y tế giảm bớt các công việc dư thừa, giảm được các loại lãng phí trong y tế, giảm chi phí, tăng sự hài lòng của khách hàng, tăng sự hài lòng của nhân viên đồng thời tăng lợi nhuận.

v Đối với người bệnh:

Việc thực hiện đúng năm bước của 5S có thể mang đến nhiều lợi ích cho người bệnh:

·   Ít xảy ra sai sót trong lâm sàng.

·   Giúp người bệnh không phải chờ đợi điều trị quá lâu.

·   Hoạt động ít tốn kém hơn và giúp giảm chi phí y tế.

·   Mang đến một cảm giác khỏe mạnh, giúp ích cho tinh thần của người bệnh và nhân viên y tế.

v Đối với nhân viên y tế:

·   Tạo cơ hội để nhân viên y tế đưa ra những sáng kiến về cách tổ chức và vận hành nơi làm việc.

·    Tạo môi trường làm việc dễ chịu hơn cho nhân viên.

·   Giúp nhân viên y tế thỏa mãn hơn trong công việc.

·   Giúp nhân viên y tế xác định rõ hơn những gì đang muốn thực hiện, khi nào và ở  đâu.

·   Giúp nhân viên y tế giao tiếp và làm việc với mọi người dễ dàng hơn.

v Đối với cơ sở khám chữa bệnh:

Cơ khám khám chữa bệnh cũng sẽ nhận nhiều lợi ích từ việc thực hiện 5S, như nâng cao chất lượng, giảm chi phí, giảm thời gian người bệnh chờ đợi điều trị, đẩy mạnh an toàn, xây dựng lòng tin của người bệnh và thúc đẩy tăng trưởng tài chính cho đơn vị. Cụ thể là:

1. Không sai sót giúp chất lượng cao hơn

Các sai sót y khoa do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả việc sử dụng nhầm thuốc và điều trị nhầm bệnh nhân. Sàng lọc và Sắp xếp ngăn chặn các loại lỗi này. Hơn nữa, việc bảo quản thiết bị và môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ làm giảm “thời gian đi" cho việc tìm kiếm dụng cụ thất lạc. Những lợi ích này và các kết quả khác trong việc thực hiện 5S giúp gia tăng thời gian thăm khám tại giường bệnh và góp phần làm giảm những sai sót trong lâm sàng.

2. Không lãng phí giúp chi phí thấp hơn

Luôn có quá nhiều lãng phí trong một cơ sở y tế. Thực hiện 5S có thể giúp loại bỏ các loại lãng phí sau đây:

·   Lưu trữ vật tư nhiều quá mức cần thiết tại các nhà kho trung tâm

·   Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ

·   Mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc chờ đợi các thuốc hoặc thiết bị khó tìm.

·   Lãng phí thao tác do các vật tự và trang thiết bị đặt ở các vị trí khó tiếp cận.

     3. Không chậm trể nghĩa là người bệnh không chờ đợi

Tại các cơ sở y tế không thực hiện 5S triệt để, thời hạn làm việc thì qua nhanh và người bệnh thì chờ đợi trong khi mọi người thì lại đang bận rộn cố gắng để nhớ những gì họ đã làm cho người bệnh trước đó, tìm kiếm trang thiết bị và vật tư, chờ đợi các bác sĩ thực hiện thăm khám, chờ đợi kết quả xét nghiệm ... Không thể nói đến sự hài lòng của người bệnh trong khi bắt người bệnh phải chờ đợi do các vấn đề như: sự di chuyển lãng phí và quá nhiều sai sót và các khiếm khuyết cả về hành chính và lâm sàng. Khi các vấn đề này được loại trừ, các quy trình trở nên đáng tin cậy hơn và người bệnh được đối xử tốt hơn như họ mong muốn.

4. Không rối loạn thúc đẩy an toàn 

Tổn thương cho người bệnh hoặc đội ngũ nhân viên có thể xảy ra khi trang thiết bị, thuốc men, vật tư để trong các hành lang và khi các vật dụng được chất đống cao trong khu vực lưu trữ, hoặc khi các bề mặt nơi làm việc và thiết bị bị bao phủ bởi bụi và các chất bẩn khác.

5. Không có những tình trạng bất thường giúp cho các quy trình luôn ở trạng thái sẵn sàng

Khi công việc bảo dưỡng hàng ngày được tích hợp với nhiệm vụ làm sạch hàng ngày, nhân viên y tế sẽ phát hiện các sự cố trước khi chúng gây ra sai sót và trì hoãn trên lâm sàng. Bằng cách này, khu vực làm việc và trang thiết bị được chuẩn bị tốt hơn để sử dụng. Khu vực làm việc và trang thiết bị được bảo dưỡng tốt và sạch sẽ có nghĩa là các sự cố làm gián đoạn quy trình xảy ra ít hơn và việc chẩn đoán và sửa chữa khi sự cố xảy ra cũng dễ dàng hơn.

6. Không khiếu nại mang đến sự tự tin và tin tưởng hơn

Những cơ sở y tế thực hiện 5S hầu như tránh được các sai sót và trì hoãn trên lâm sàng. Điều này có nghĩa là họ cũng thoát khỏi sự phàn nàn của người bệnh về chất lượng điều trị. Điều trị tại một nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ:

·   Sẽ ít xảy ra các sai sót.

·   Sẽ giảm chi phí.

·   Không làm cho bệnh nhân chờ đợi.

·   An toàn.

7. Không thâm hụt giúp ổn định tài chính

Các cơ sở y tế không thể tăng doanh thu mà không cần đến việc cung cấp dịch vụ chăm sóc có chất lượng hoặc có được sự tin tưởng của người bệnh. Năm trụ cột của 5S cung cấp một nền tảng vững mạnh cho việc xây dựng chất lượng và niềm tin của người bệnh và kế đến là lòng trung thành của người bệnh. Do đó, các cơ sở y tế với một nền tảng 5S vững chắc có nhiều khả năng trở nên ổn định về tài chính hơn.

   8. Nâng cao tinh thần nhân viên sẽ hạn chế nhân viên nghỉ việc

Việc thực hiện 5S có thể giúp cải thiện đáng kể tinh thần nhân viên. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các nhân viên y tế hài lòng hơn với môi trường làm việc của họ sẽ ít có khả năng tìm kiếm việc làm ở nơi khác.

Để thực hiện 5S tại cơ sở y tế, chúng ta cần áp dụng từng khoa, phòng một để có được kết quả tốt nhất và rút được kinh nghiệm để áp dụng cho những khoa, phòng tiếp theo. Trước khi thực hiện các khoa, phòng nên chụp lại tất cả ảnh trước và sau để dễ dàng so sánh.

5S được áp dụng  tại cơ sở y tế để xây dựng một môi trường làm việc khoa học, an toàn hơn cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu các rủi ro, sai sót và giúp tiết kiệm thời gian trong công tác khám chữa bệnh. Ở bệnh viện, khi thực hiện đúng 5S, nhân viên y tế góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của bệnh viện, chi phí khám chữa bệnh của bệnh nhân hợp lý hơn, thời gian điều trị có thể ngắn hơn, mang lại sự hài lòng của người bệnh./.