5S LÀ GÌ ?

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Trong nghiên cứu người ta đã chỉ ra, 80% những sai sót của người lao động là do sự THIẾU TẬP TRUNG, đặc biệt là ở những công việc có tính lập đi lập lại. Một doanh nghiệp Hàn Quốc có thể tiết kiệm khoảng 100 ngàn USD/năm chỉ mỗi có việc xây dựng thói quen cất dụng cụ đúng chỗ cho công nhân bảo trì (20% thời gian sữa chữa máy móc của công nhân bảo trì là đi tìm dụng cụ). Xây dựng 1 THÓI QUEN TỐT là cách ta ngăn chặn cái sai do thiếu tập trung gây ra.  Do đó, bản chất của 5S là MỘT QUÁ TRÌNH UỐN NẮN thói quen cho người lao động.

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”. Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”. Khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”

(Hình ảnh minh họa)

1. SERI (Sàng lọc- Loại bỏ những cái không cần thiết ):

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.

 2. SEITON (Sắp xếp - Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng ):

Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.

 3. SEISO (Sạch sẽ -  Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc):

Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.

4. SEIKETSU (Săn sóc - Duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống):

Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí.

5. SHITSUKE (Sẵn sàng - Thực hiện các S trên một cách tự giác):

Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.

TẠI SAO NÊN ÁP DỤNG 5S?

1. Mục tiêu chính của hoạt động 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S là xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

2. Ý nghĩa của hoạt động 5S

·   Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên.

·   Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc.

·   Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở.

·   Nâng cao chất lượng cuộc sống.

·   Nâng cao năng suất.

3. Lợi ích của 5S

·   Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

·   Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

·   Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

·   Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

·   Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

·   Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.

·  Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

4. Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM

·  Cải tiến Năng suất (P – Productivity)

·  Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)

·  Giảm chi phí (C – Cost)

·  Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

·  Đảm bảo an toàn (S – Safety)

·  Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Khi thực hiện 5S thành công trong đơn vị, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

5. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

·  Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.

·  Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.

·  Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.

·  Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

6. Các bước áp dụng

Để thực hiện một chương trình 5S, đầu tiên cần xây dựng một kế hoạch thực hiện, bao gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị

·        Ban lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S.

·        Tìm hiểu kinh nghiệm về các hoạt động 5S.

·        Cam kết thực hiện 5S.

·        Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S.

·        Chỉ định người có trách nhiệm về hoạt động 5S.

·        Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện.

Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo:

·        Thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S.

·        Trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người.

·        Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể.

·        Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như  biểu ngữ, áp phích, bản tin...

·        Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.

Bước 3: Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh.

·        Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" ngay sau khi lãnh thông báo thực hiện 5S.

·        Chia vùng, phân công nhóm phụ trách.

·        Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết.

·        Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn đơn vị.

·        Sàng lọc mọi thứ không cần thiết.

·        Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm.

Bước 4: Thực hiện  Seiri (Sàng lọc)

·        Lập tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết.

·        Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.

·        Mọi người tập trung xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.

·        Những thứ không dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần được đánh giá lại trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí.

·        Làm công tác sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc và sàng lọc tổng thể toàn đơn vị tổ chức hai lần /năm.

·        Sàng lọc thực hiện lúc nào, ai làm và làm ở đâu?

·        Vào ngày tổng vệ sinh mọi người cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết.

·        Mỗi năm 2 lần tổ chức một ngày Seiri và tập trung loại bỏ mọi thứ không cần thiết.

·        Trong suốt những ngày thực hiện hoạt động Seiri, Seiton và Seito, cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những thứ không cần thiết.

·        Ban lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S đi xem xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết.

Bước 5: Thực hiện Seri, Seiton và Seiso hàng ngày.

·        Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết. Tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn.

·        Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra.

·        Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe.

·        Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại chỗ làm việc.

Bước 6: Đánh giá định kỳ 5S.

Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên và nâng cao. Để khuyến khích duy trì và nâng cao các hoạt động này cần có các hoạt động đánh giá. Nội dung công tác đánh giá bao gồm:

·        Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S.

·        Cán bộ đánh giá thường xuyên hoạt động 5S.

·        Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về hoạt động 5S.

·        Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S.

·        Tổ chức tham quan tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác.

·        Tổ chức các phong trào thi đua 5S giữa các đơn vị  để hoàn thiện hơn.

7. Mười điều gợi ý để thực hiện thành công 5S

1.      Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não .

2.      Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.

3.      Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến.

4.      Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến.

5.      Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến.

6.      Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ.

7.      Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.

8.      Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.

9.      Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S.

10.  Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan./.