Việc áp dụng văn bản điện tử nhằm tăng cường hiệu quả ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước (CQNN); phát huy hiệu quả chỉ đạo, điều hành qua môi trường mạng, phục vụ người dân và các tổ chức tốt hơn; thúc đẩy cải cách hành chính và nâng cao chỉ số mức độ sẵn sàng ứng dụng CNTT. Thống nhất sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Văn bản điện tử được áp dụng tại Quy định này là những văn bản được sử dụng trên các phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Quản lý hồ sơ một cửa, Đăng ký lịch họp và phát hành giấy mời, Theo dõi văn bản và ý kiến chỉ đạo, Quản lý khiếu nại và tố cáo; Hệ thống thư điện tử công vụ; Trang thông tin điện tử; Hệ thống một cửa điện tử; Hệ thống dịch vụ công trực tuyến và các hệ thống thông tin khác được đầu tư từ ngân sách nhà nước.

Những trường hợp không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này gồm: các văn bản mật và các văn bản không được phép phát hành, trao đổi trên môi trường mạng, đơn thư khiếu nại tố cáo của tổ chức công dân. Đồng thời Quy định này không áp dụng với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản kế thừa, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá trị khác.

Về tính pháp lý của văn bản điện tử: những loại văn bản sau đây bắt buộc áp dụng trong cơ quan nhà nước và có giá trị pháp lý tương đương và thay thế văn bản giấy gồm:

- Giấy mời họp, thư mời, giấy triệu tập họp;

- Báo cáo tháng, quý, 06 tháng và các báo cáo theo yêu cầu;

- Văn bản gửi các cơ quan để biết, để phối hợp;

- Văn bản gửi lãnh đạo để báo cáo (các văn bản gửi báo cáo lãnh đạo tại mục “Nơi nhận”);

- Công văn xin ý kiến góp ý (đính kèm văn bản dự thảo);

- Thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc;

- Chương trình công tác.

- Văn bản pháp quy, văn bản chỉ đạo, điều hành;

-  Biểu mẫu đăng ký thủ tục hành chính trực tuyến.

-  Ngoài ra, tùy theo yêu cầu, các cơ quan, đơn vị xem xét quy định thêm các loại văn bản khác để gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy trong nội bộ của cơ quan, đơn vị mình.

Những văn bản điện tử khác khi phát hành qua hệ thống phần mềm dùng chung của Ủy ban nhân dân tỉnh bắt buộc phải thực hiện phát hành văn bản giấy kèm theo.

Về triển khai xử lý văn bản điện tử: Tổ chức/công dân giao dịch dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 thông qua hệ thống Cổng/Trang thông tin điện tử các cơ quan nhà nước sử dụng biểu mẫu điện tử và văn bản điện tư. Đối với các dịch vụ công cần hồ sơ gốc để lưu trữ, toàn bộ giao dịch cho đến khi có kết quả đều thực hiện trên môi trường mạng và văn sử dụng văn bản điện tử do Tổ chức/công dân đăng ký. Tổ chức/công dân chỉ đến nộp hồ sơ gốc 1 lần cũng với thời điểm nhận kết quả và đóng phí, lệ phí (nếu có). Đối với văn bản điện tử được cung cấp bới Tổ chức/ Công dân có sử dụng chữ ký số thì không cần nộp hồ sơ gốc. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 28/6/2015.

Nguyễn Đào