Ngày nay, một phần việc quan trọng trong công tác cải tiến chất lượng y tế là xây dựng và triển khai các quy trình công việc chuẩn (Standard Work). Công cụ 5S đảm bảo rằng tổ chức đó sẵn sàng cho việc cải tiến, không lãng phí thời gian thắc mắc là một việc phải làm như thế nào. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”. Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”. Khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”.

       - SÀNG LỌC: là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

       - SẮP XẾP: là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng.

       - SẠCH SẼ: là vệ sinh, loại bỏ những yếu tố như chất bẩn, rác thải, chất thải y tế  và những chất gây ô nhiễm khác ở nơi làm việc.

       - SĂN SÓC: là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ.

       - SẴN SÀNG: tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.

       I. SÀNG LỌC:

Sàng lọc là bước đầu tiên của 5S, chính là phân loại mớ lộn xộn từ những vật dụng trong nơi làm việc mà thực sự cần dùng đến. Bước này yêu cầu nhóm di dời tất cả vật dụng mà rõ ràng không thuộc về khu vực làm việc và chỉ dể lại những thứ cần thiết cho công việc. Các bước cụ thể:

1.     Nhìn xung quanh nơi làm việc cùng với đồng nghiệp để khám phá và xác định các vật dụng không cần thiết để hoàn thành công việc

2.     Xây dựng các tiêu chí cho những vật dụng không dùng đến

3.     Chụp ảnh mô tả lại lúc trước khi bắt đầu..

4.     Môt phương phát hiệu quả để lưu lại quá trình là đính kèm những vật dụng không cần thiết.

5.     Trong khi làm bước 4, hãy tự trả lời các câu hỏi: Vật dụng này có cần thiết không? Nếu cần, thì số lượng là bao nhiêu? Nếu cần, thì tần suất sử dụng như thế nào? Nếu cần, thì nên đặt ở đâu? Ai là người chịu trách nhiệm chính cho vật dụng này ( hỏi rõ người đó) Còn bất kì vật dụng không cần thiết nào bừa bãi tại chỗ làm không? Còn các công cụ hoặc nguyên liệu gì bỏ lại trên sàn không?

6.     Tìm nơi cất những vật dụng không dùng đến

7.     Nếu quá khó để quyết định một vật dụng là cần thiết hay không, đánh dấu nó và để riêng ra một khu vực.

8.     Phân loại các vật dụng theo tần suất sử dụng.

9.     Các vật dụng hoặc thiết bị sử dụng hàng giờ hoặc hàng ngày nên được để trng tầm với để thuận tiện sử dụng

10.    Các vật dụng hay thiết bị sử dụng 1 tuần một lần hoặc 1 tháng một lần nên được để trong khu vực làm việc.

11.    Các vật dụng hoặc thiết bị hiếm khi dùng nên cất giữ tại một địa điểm xa hơn.

12.    Các vật dùng không cần thiết nên được cất vào kho.

13.    Các phòng ban riêng lẻ nên có chỗ riêng để cất giữ đồ của mình.

14.    Nơi cất đồ nên dễ nhìn và đánh dấu rõ ràng để tiện cho việc quản lý.

15.    Trưng bày ảnh các vật dụng và gắn nó lên bảng thông tin công cộng để mọi người dễ theo dõi.

16. Trách nhiệm giữ kho nên được chỉ định ngay từ khâu sàng lọc vật dụng.

17. Các vật dụng trong kho nên được giữ gìn từ 3 đến 4 tháng. Nếu vật dụng không cần thiết cho công việc, nên tìm cách thanh lý. Cần trao đổi kế hoạch thanh lý với người đã dùng vật dụng này hoặc đang sử dụng vật dụng cùng loại tương tự.

18.    Các vật dụng nên được chuyển tới kho của đơn vị trước khi thanh lý.

19.    Giám đốc đơn vị hoặc người có thẩm quyền phải định giá vật dụng.

20. Việc thanh lý có thể làm theo nhiều cách: Đưa tới khoa/ phòng khác nơi cần vật dụng đó hoặc bán

21. Tiêu hủy những vật dụng đã hỏng hoặc vô giá trị

22. Chụp ảnh “sau khi” khi kết thúc bước đầu tiên của 5S.

II. SẮP XẾP:

       Sắp xếp, thiết lập trật tự là quá trình lấy các vật dụng được yêu cầu mà còn lại sau khi di dời những thứ thừa thãi và sắp xếp chúng theo cách hiệu quả thông qua việc sử dụng nguyên lý lao động học và đảm bảo rằng mỗi vật dụng “đều có vị trí của nó”. Các bước cụ thể:

1.  Đảm bảo các vật dụng không cần thiết bị loại bỏ khỏi nơi làm việc

2.  Xem xét chu trình làm việc, quyết định thứ nào để đâu.

3.  Chụp ảnh “lúc trước” trước khi bắt đầu giai đoạn chữ S thứ 2.

4.  Cùng quyết định nên để thứ nào ở đâu để làm việc sao cho hiệu quả.

5.  Nên dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng. Những vật dùng thường xuyên hơn nên để gần nơi làm việc hơn.

6.  Nhân viên nên trả lời các câu hỏi: Bạn cần gì để làm việc? Nên đặt vật dụng này ở đâu? Bạn thật sự cần bao nhiêu vật dụng này?

7.  Tạo một kế hoạch dựa trên các nguyên lý và đặt các vật dụng theo vị trí đó.

8.  Sử dụng 5 Tại sao để quyết định các vật dụng sẽ thuộc về nơi nào

9.  Định vị các vật dụng cần thiết để dễ dàng lấy chúng khi cần trong vòng 30 đến 60 giây hoặc vài bước chân tối thiểu.

10.    Đảm bảo thông báo cho mọi người tại nơi làm về vị trí của các vật dụng.

11.    Tạo một danh sách rõ ràng các vật dụng và chỗ để, đồng thời đặt chúng trong tủ hoặc ngăn kéo có khóa.

12.    Đánh dấu mỗi ngăn kéo/ tủ để biết bên trong đựng gì.

13.    Phác thảo vị trí của thiết bị, nguyên liệu, hoặc khu vực thông thường và vùng an toàn với các đường kẻ: Đường phân chia định nghĩa lối đi và nơi làm việc. Đường đánh dấu chỉ rõ vị trí thiết bị. Đường phạm vi chỉ phạm vi vận hành của các thiết bị. Đường giới hạn chỉ ra giới hạn chiều co liên quan đến các vật dụng trong nơi làm việc. Ký hiệu vẽ cảnh cáo khu vực nguy hiểm. Mũi tên chỉ hướng.

14.    Đánh dấu những vật dùng cần thiết với nhãn dán.

15.    Chụp ảnh “sau khi” để so sánh.

16.    Hoàn thành quá trình đánh giá cùng với giám đốc cơ sở vật chất hoặc người có thẩm quyền trong tổ chức.

       III. SẠCH SẼ:

 Sạch sẽ là quét dọn, lau chùi toàn bộ khu vực, công cụ, máy móc và các thiết bị khác để đảm bảo mọi thứ trở nên như mới. Điều này đảm bảo rằng mọi khuyết điểm sẽ lộ rõ; ví dụ như dầu nhớt rỉ ra từ một cái máy lên sàn nhà mới cọ sáng và sơn như mới. Các bước cụ thể:

1.   Chụp ảnh “trước khi” thực hiện.

2.     Thực hiện lau dọn như hoạt động hàng ngày và là một phần của hoạt động kiểm tra. Lau dọn chỗ làm trước khi bắt đầu và kết thúc công việc.

3.     Dành ra 10 đến 15 phút cho cùng hoạt động mỗi ngày.

4.     Dọn dẹp giúp gián tiếp kiểm tra mỗi bộ phận và khu vực, do đó nó nên trở thành một thói quen.

5.     Tìm cách để chặn vết bẩn và nhớt thải.

6.     Lau chùi cả bên trong và bên ngoài như hoạt động căn bản hàng ngày.

7.     Phát hiện và đánh dấu mọi vật dụng gây ra ô nhiễm.

8.     Dùng 5 Tại sao hoặc phương pháp nguyên nhân - hệ quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của chất thải và lựa chọn hành động để ngăn chặn và sửa chữa phù hợp.

9.     Giữ lại ghi chép tất cả các khu vực cần cải thiện.

10.    Người làm bảng check 5S nên duy trì như hoạt động hàng ngày.

11.    Lên kế hoạch, bảng hoạt động và phân công công việc

12.    Chụp ảnh “Sau đó”.

13. Thêm 10 đến 15 phút cho "Sạch sẽ" mỗi ngày, người kiểm tra nên có thời gian hàng tuần cho 5S hoặc ngày 5S hàng tháng

14. Hoàn thành dánh giá dùng 5S để triển khai với giám đốc cơ sở vật chất hoặc người có thẩm quyền trong đơn vị. 

IV. SĂN SÓC:

 Săn sóc là quá trình đảm bảo rằng những gì chúng ta đã làm trong 3 bước đầu tiên của 5S sẽ trở thành chuẩn mực(Tiêu chuẩn hóa); điều đó giúp chúng ta đảm bảo tiêu chuẩn chung và các cách thức làm việc. Tiêu chuẩn hóa công việc là một trong những tiền đề quan trọng của sản xuất tinh gọn. Các bước cụ thể:

1.     Chụp ảnh “trước khi thực hiện”.

2.     Kiểm tra các bước 5S trước đó đã được tiến hành hợp lý.

3.     Tất cả các tài liệu hoạt động/ danh sách kiểm tra nên được công bố trên bảng 5S

4.     Tạo nên lịch trình và tiêu chuẩn thực hành để lặp lại thường xuyên và hệ thống 3 bước đầu tiên của 5S

5.     Tạo nên các bước tiến hành và biểu mẫu cho việc đánh giá thường xuyên chuẩn mực của 3 bước đầu tiên trong 5S.

6.     Tiêu chuẩn hóa các bước tiến hành và khu vực tiến hành (xem sàng lọc).

7.     Tiêu chuẩn hóa các bước tiến hành để tạo sơ đồ vị trí, dán nhãn các vật ( xem sắp xếp)

8.     Tiêu chuẩn hóa các bước tiến hành dùng “Bảng theo dõi 5S cá nhân” (xem sạch sẽ).

9.     Tiêu chuẩn hóa “quản lý sai sót/ sự cố” đối với lưu trữ và trao đổi các bước tiến hành 5S và cải thiện nơi làm việc và dụng cụ.

10.Tạo môt hệ thống duy trì cho nội dịch. Lên lịch trình dọn dẹp nơi làm việc. Một cách tiếp cận thông thường là lập tổ chuyên trách để làm việc này.

11.Cuộc thi giữa các khoa, phòng cũng là một công cụ hiệu quả để duy trì và củng cố 5S.

12.Giao trách nhiệm cho các cá nhân đối với khu vực làm việc và máy móc của họ.

13.Giám sát thường xuyên và đánh giá bởi một tổ chuyên trách.

14.Thay vì chỉ trích những trường hợp chưa tốt, khen ngợi và động viên những người đã làm tốt.

15.Chụp ảnh “sau khi thực hiện”và gắn chúng lên bảng 5S

16.Hoàn thiện đánh giá các bước tiến hành 5S với giám đốc bộ phận hoặc người có thẩm quyền trong tổ chức.

V. SẴN SÀNG:

Bước cuối cùng là Sẵn sàng, đảm bảo tiếp tục củng cố liên tục các bước trước đây của 5S. 5S nên trở thành một phần của văn hóa đơn vị và trách nhiệm của từng cá nhân trong một tổ chức. Sẵn sàng bao gồm huấn luyện và kỷ luật để đảm bảo rằng mọi người đều theo tiêu chuẩn 5S. Các bước tiến hành:

1.   Mọi người trong nơi làm việc nên có thái độ bảo vệ và gìn giữ tài sản như đồ đạc của mình.

2.   Sự tham gia định kỳ của quản lý cơ sở vật chất là bắt buộc để kiểm tra 4 bước đầu tiên của 5S đã đươc tiến hành hoàn hảo hay chưa.

3.   Người lao động phải coi 5S như một phần của công việc hàng ngày chứ không phải một hành động cưỡng chế.

4.   Sự cống hiến, cam kết và thành thật là điều cần có trong việc triển khai 5S trong hoạt động hàng ngày.

5.   Nhà quản lý nên chủ động tổ chức tiến hành 5S và là một phần tích cực của toàn bộ quá trình trong tổng quy trình kiến tạo và triển khai chương trình.

6.   Nhà quản lý nên xem xét định kỳ tình trạng tiến hành 5S.

7.   Việc kiểm tra 3 bước đầu của 5S nên được hoàn thiện và công bố kết quả trên bảng 5S định kỳ.

8.   Bài học quản lý sự cố nên được dùng để giao tiếp tiêu chuẩn làm sao để hoàn thành 5S.

9.   Quá trình giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nên triệt để và cải thiện các bước tiến hành bao gồm ngăn ngừa.

10.Người thực hiện tổng kết các hoạt động 5S và đưa ra kết quả báo cáo. Người thực hiện hoàn thành mục kiểm tra hàng ngày để kiểm soát các yếu tố gia tăng hư hỏng đồ vật và để giữ nơi làm việc sạch đẹp.

       Khi được tiến hành đầy đủ, quy trình 5S không chỉ giúp giúp các nhân viên y tế giảm bớt các công việc dư thừa, một môi trường làm việc dễ chịu hơn, sự hài lòng công việc nhiều hơn và một cơ hội để đưa ra các sáng kiến trong công việc; nó còn giúp giảm sự lãng phí, giảm thời gian, nâng cao chất lượng các dịch vụ và tăng sự  hài lòng của khách hàng. 5S chỉ được củng cố khi có sự đồng lòng và ý thức duy trì của tất cả thành viên./.